Stichting Oecumenisch City Pastoraat Enschede

Stichting Oecumenisch City Pastoraat Enschede (KVK nummer 4103081)
is gevestigd aan de Langestraat 51, te 7511HB Enschede

Website: www.citypastoraatenschede.nl
E-mail: info@citypastoraatenschede.nl

Deze privacyverklaring is vastgesteld in de bestuursvergadering dd. 30 november 2018.

Het OCP verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het OCP
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op 30 november 2018. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de OCP website is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van het OCP kun je de laatste versie altijd inzien. We stellen de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag.

1. Wie binnen het OCP is verantwoordelijk voor gegevensverwerking?
Het bestuur van het OCP is eindverantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
Het OCP draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Het OCP verwerkt persoonsgegevens van:- Bestuursleden, Medewerkers en Vrijwilligers

– Bezoekers
– Contactpersonen van zakelijke relaties
– Sponsoren, vrienden van OCP
– Belangstellenden die informatie opvragen of bijvoorbeeld onze nieuwsbrief willen ontvangen
In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Bezoekers: (Statistische) analyse, verslaglegging en verantwoording
Bestuursleden, Medewerkers, Vrijwilligers en Sponsoren: Als je aan de slag wilt gaan bij het OCP (bijvoorbeeld als vrijwilliger), hebben we je persoonsgegevens nodig voor (of ter ondersteuning van) onze administratieve processen en diensten. Je verstrekt die gegevens zelf aan ons (of een door jou gemachtigde verstrekt ze aan ons). Als vrijwilliger verwerken we je gegevens om praktische zaken te regelen.

Wij gebruiken je persoonsgegevens bijvoorbeeld om:
– contact met je te onderhouden;
– je te informeren over het OCP
– te evalueren hoe het met je gaat etc..
Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor het verzenden van nieuwsbrieven om je nog beter van dienst te zijn en je te informeren. We sturen je alleen nieuwsbrieven als je daar zelf toestemming voor geeft. Wil je niet meer benaderd worden voor een nieuwsbrief? Dan kun je dit schriftelijk of telefonisch aangeven.
Ook organisaties kunnen op aanvraag nieuwsbrieven ontvangen.
Belangstellenden: Als je belangstelling hebt voor de activiteiten van het OCP kun je ons vragen stellen of bijvoorbeeld aanmelden voor onze nieuwsbrieven. In navolging op je (aan)vraag verwerken we de daarvoor benodigde persoonsgegevens.

Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:
– Uitvoering van een overeenkomst en/of
– Toestemming van betrokkene
Gegevens ontvangen van derden: Bij specifieke projecten ontvangt het OCP persoonsgegevens van leveranciers. Bij deze projecten is er sprake van uitvoering van een overeenkomst met betrokkenen.
(Statistische) analyse, verslaglegging en verantwoording: Voor o.a. kwaliteitsdoeleinden analyseren we informatie zoals evaluaties van activiteiten, behoeften en bezoekers-vragen etc.. Geanonimiseerd verwerken we persoonsgegevens voor de verantwoording, ons financieel jaarverslag . Daarmee maken we inzichtelijk hoeveel mensen meedoen aan onze activiteiten etc..
Historische doeleinden: Het OCP bewaart gegevens als projectrapportages, magazines, wijze van inschrijven etc. voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.
Als het OCP persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.
Het OCP maakt gebruik van gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoelt in de AVG is volgens het OCP geen sprake.

4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging
Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden hebben:
– bestuursleden en medewerkers van het OCP
– vrijwilligers van het OCP
Binnen het OCP kan toegang tot bank- en KvK-gegevens uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes.
Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens. Medewerkers hebben toegang tot voor hun benodigde informatie afhankelijk van hun werkzaamheden. Het OCP heeft een wachtwoordenbeleid voor financiele zaken.

5. Met wie delen wij jouw gegevens?

Buiten de uitvoering van hetgeen we met je zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:

– dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;

– dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;

– instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

6. Bewaren en vernietigen van de gegevens.
Als aan je persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen jou en het OCP geweest, worden je persoonsgegevens vernietigd.
Het OCP dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen tientallen jaren of langer bewaard worden.

7. Jouw recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift.
Jij of je gemachtigde mag het OCP schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als je inzage wilt kun je dat vragen aan de secretaris geeft binnen 12 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op je verzoek.
Jij (of je gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens betreft die op jou betrekking hebben. Je kunt een afschrift van de door jou gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als we jouw identiteit (of die van je gemachtigde) door medewerkers van het OCP onomstotelijk kan worden vastgesteld.
Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.

8. Correctierecht
Jij (of je gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van jou kan tonen) hebt het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover het OCP beschikt als je van oordeel bent dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgenomen. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris ven het OCP. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van wettelijke bewaartermijnen (zie 7).
De beslissing van de secretaris op het verzoek wordt verzoeker binnen 12 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld. Het OPCP draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

9. Beroep
Als het OCP weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek het OCP te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van het OCP is ontvangen. Als het OCP niet binnen de bij 8 en 9 gestelde termijn van 12weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.

Je kunt je ook binnen de in 8 gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Wat als er toch iets misgaat? Het OCP neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van jouw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we ook direct met jouw contact op.
Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die het OCP heeft genomen om jouw gegevens en jouw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht jij het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.

10. Begrippen
In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
a. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
b. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen;
c. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
d. derde: een ieder die niet behoort tot het OCP met uitzondering van de betrokkene.
BIJLAGE I: welke gegevens worden vastgelegd
Bestuursleden, Medewerkers en Vrijwilligers:
Naam , Adres, Postcode, Telefoonnr./ Mobielnr., E-mailadres, Functie, Datum in dienst
Bezoekers: Voornaam, bezoekdatum
Belangstellenden en Zakelijke relaties: Adresgegevens